Правовая поддержка кадрового электронного документооборота (КЭДО) появилась в РФ в 2020 году благодаря проекту Минтруда. За разработку новой ниши взялись такие титаны как СБИС и 1С, но это не помешало HRlink стать лидером рынка.

HRlink — не первый совместный проект его основателей, которые познакомились ещё в 2017 году. Тогда Дмитрий Махлин занимал должность дивизионального менеджера Duracell и искал разработчиков для своей идеи сервиса удалённого обучения. Он обратился в одну из крупнейших ИТ-компаний РФ «Корус Консалтинг», президентом которой был Александр Семенов. 

«‎Мы постоянно развиваем платформу и актуализируем ее с учетом трендов на рынке и законодательных инициатив Минтруда. Так, в этом году мы добавили в сервис искусственный интеллект. По нашим оценкам, HRlink занимает не менее половины рынка кадрового ЭДО в России, и мы не планируем останавливаться — мы уверенно идем к цифре в 1,5 млн пользователей«»‎, — прокомментировал партнёр и директор по развитию HRlink Дмитрий Махин.

Сервис удалённого обучения они так и не построили, зато вместе запустили сервис для автоматизации командировок. Продукт не выстрелил: не смог найти своего клиента и не вышел на операционную прибыль. В 2020 году проект и вовсе встал на паузу, потому что рынок командировок схлопнулся из-за пандемии.

Однако вместе с проблемами появились и новые возможности: сотрудники ушли на удалёнку и компаниям стало сложнее подписывать с ними кадровые документы. Так в 2020 году появился HRlink.

В том же 2020 году Минтруд запустил эксперимент по переводу кадрового делопроизводства в электронный вид. В ходе эксперимента планировали протестировать 

  • как работодатели смогут вести кадровые документы в электронном виде;
  • какие риски и проблемы вызовет внедрение;
  • сколько будет стоить внедрение, в какие сроки и в каком объёме окупится.

В результате в Министерстве составили список изменений, которые нужно внести в трудовое законодательство. Эксперимент прошёл успешно и изменения в ТК РФ вступили в силу. Системы КЭДО получили правовую поддержку государства.

Продукт: сервис удаленного формирования и подписания кадровых документов 

В новом проекте фаундеры учли свой неудачный опыт и до начала разработки провели полноценный CustDev. В результате выявили ключевые боли и потребности будущих клиентов. Например, респонденты говорили о том, что

  • сложно вытаскивать удалённых сотрудников в офис каждый раз, когда они должны под подпись прочитать ознакомительные документы, подписать договор, инструкцию или заявление на отпуск;
  • тяжело хранить и обрабатывать большой объем бумажных документов (иногда это 200 бумаг на одного сотрудника);
  • на рынке нет системы, электронные кадровые документы в которой имели бы юридическую силу бумажных.

Сейчас в продукте реализованы следующие фичи:

  • проверка кандидатов на правовую и финансовую благонадежность; 
  • идентификация потенциального сотрудника через «Госуслуги»;
  • распознавание загруженных документов с последующим автозаполнением анкет и заявлений; 
  • работа со сложными маршрутами согласования и отслеживание статусов документов; 
  • интеграция с системами управления кандидатами. 

Сотрудники используют в системе четыре вида подписей на выбор:

  • госключ,
  • учетная запись «Госуслуг», 
  • усиленные квалифицированные подписи (УКЭП),
  • усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП).

Усиленные подписи обеспечивает аккредитованный удостоверяющий центр Калуга-Астрал.

В конце 2022 года HRlink запустила модуль для работы с локальными нормативными актами (ЛНА): положениями, порядками и инструкциями. Модуль уменьшает нагрузку на кадровиков, сотрудники быстро и удобно подписывают все нужные акты. Это решает проблему со штрафами за  просроченное подписание ЛНА.

Для одного из своих крупных клиентов с разветвленной филиальной сетью  HRLink разработали телеграм-бот и специальное мобильное приложение, интегрированное с 1С ЗУП, для быстрого оформления заявлений на отпуск.

Рынок продукта ЦА: HRtech для крупного и среднего бизнеса

Проект Минтруда поддержали крупнейшие работодатели РФ — 180 организаций с общим штатом сотрудников в 2 млн человек. Переход на цифровые документы позволял экономить на одной только стоимости бумаги по 2000 ₽ в год на каждого сотрудника. На 2023 год эта сумма выросла до 3000 ₽.

В 2020 первым клиентом HRLink стал сервис доставки «Самокат» с 30 тыс сотрудников. Компания купила систему ещё до официального релиза и даже до регистрации юридического лица.

В конце 2021 года платформа HRlink включена в список резидентов «Сколково», а также в реестр отечественного ПО. Объем продаж по итогам 2021 года составил 100 млн рублей.

В июле 2022 года HeadHunter инвестировала в HRLink 100 млн рублей. К услугам сервиса HRLink прибегают Сбербанк Лизинг, Сбер Аптека,  Петрович СТД, Beluga group. Численность компании возрастает до 150+ человек. Выручка по итогам 2022 года составила 400 млн рублей. 

HRLink заняла лидирующие позиции в рейтинге российских систем КЭДО по версии РБК по итогам 2022 года.

На апрель 2023 года компания насчитывает 711 клиентов. С начала года клиентами сервиса стали 86 компаний. Среди них Фикс Прайс (численность 26 тыс человек), Правительство Белгородской области (144 тыс человек), БКС Инвестиции. Выручка компании за 1 квартал составила 121 млн рублей.

На текущий момент клиентами компании являются предприятия крупного (Северсталь, Металлоинвест и др.), среднего (Боржоми, Соколов, Юнилевер) и малого (Black Star, FURLA, Aviasales) бизнеса. Общее количество пользователей – 1,5 млн.

В компании прогнозируют еще больший рост в ближайшие годы, учитывая, что с 2025 КЭДО станет обязательным. Если в 2022 году объем рынка КЭДО составил 0,8 млрд рублей, то к 2025, по прогнозам, рынок вырастет до 19 млрд рублей. 

Аналоги и конкуренты: 

По итогам 2022 года HRLink заняла лидирующие позиции в рейтинге российских систем КЭДО по версии РБК. Основные конкуренты — универсальные системы ЭДО, не заточены конкретно под кадры: СБИС, Directum HR PRO, VK HR Tek А также специализированные на КЭДО — Контур Диадок.

HRlink  предлагает облачное и on-premise решение (СБИС предлагает только облачное решение).

Наличие API позволяет получать и загружать данные по типовым кадровым операциям. В коробочное решение входит интеграция с 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия. Возможна также интеграция с БОСС-Кадровик силами партнера-интегратора, компании GMCS.

Платформа имеет интеграцию с порталом Работа России и учитывает нюансы работы по ГПД, чего нет, например, у Directum. Несколько каналов направления уведомлений, в том числе смс-уведомления. Платформа полностью приспособлена для работы в автономном режиме, без интеграции с учетными системами – есть возможность массовой загрузки сотрудников (файл xls), а также оргструктуры организации.

Доступ в личный кабинет осуществляется через адаптивную web-версию (десктопная версия, версия для мобильных устройств). Для пользователей кнопочных телефонов есть возможность входа в систему посредством смс.

Модель монетизации: подписка

Подключение к сервису осуществляется по подписке. Тарифная сетка регрессивная и зависит от количества приобретаемых лицензий. Стоимость годовой лицензии варьируется в пределах 600-800 рублей. Дополнительно покупают лицензии для специалистов кадровой службы имеют расширенный функционал. 

Лицензии не именные, то есть если сотрудник увольняется, его лицензию передают другому. Лицензии покупают на год и далее продляют. Также в стоимость лицензий входит круглосуточная техподдержка и выделение электронных цифровых подписей для сотрудников. 

Кроме лицензий, у HRLink  можно приобрести модуль приема StartLink. Он позволяет запрашивать сканы документов кандидатов по защищенным каналам, проводить проверку благонадежности и получать в результате отчет в формате .pdf, автоматически разносить данные в учетные системы. Подключение к модулю StartLink оплачивают отдельно исходя из количества совершенных проверок. Например,пакет из 300 проверок стоит 150 тыс рублей.

Дизайн и сервисы

Опрошенные редакцией «Кофаундера» пользователи отмечают интуитивно понятное меню, личный кабинет.  Предзаполнение шаблонов документов позволяет научить работать с системой даже тех сотрудников, которые не имели опыта работы с кадровым документооборотом.

Риски и угрозы: внутренние аналоги крупных компаний, конечный спектр фич в рамках КЭДО

Узкая специализация HRlink только на сфере кадрового делопроизводства является стоп-фактором для дальнейшего развития продукта и расширения объемов продаж. По мнению экспертов, основным трендами рынка становятся увеличение числа пользователей электронной подписью и упрощение перехода на ЭДО для организаций, а также цифровизация госсектора и расширение присутствия государства в сфере электронных услуг. Это, в свою очередь, делает всё более популярным цифровое взаимодействие между участниками рынка, а также с госструктурами. Значимой инициативой стало появление бесплатной государственной технологии мобильного подписания Госключ. Благодаря ему можно заверит договор, подтвердить сделку или учетную запись на интернет ресурсах.  

В 2022 году, по подсчётам HRlink, российские предприятия потратили на КЭДО порядка 800 млн рублей. По прогнозам экспертов, рынок электронного кадрового документооборота в 2023 году вырастет в 8–10 раз. Возрастет число специализированных сервисов для ведения безбумажного производства. которые обеспечат формирование, подписание, обмен, хранение документации, что поможет российским организациям практически полностью отказаться от бумаг.

Количество сервисов на рынке в 2022 году увеличилось вдвое, сейчас их порядка 20. Наиболее активно переходят на КЭДО IT–компании, а также производственные предприятия, ретейлеры, банки и девелоперы. Как отмечает Дмитрий Махлин, наиболее консервативны госсектор и HoReCa.

Отдельные компании выбрали путь разработки и внедрения собственных КЭДО-платформ (Тинкофф, Сбер и др), которые также начинают выходить на внешний рынок.

Резюме

В планах развития на 2023 год — запуск чата между сотрудником и кадровым специалистом в карточке документа (2 кв.), что позволит оперативно вносить правки и согласовывать документы; дашборд кадрового специалиста (3 кв.) с настраиваемыми виджетами (отчеты, таблицы, диаграммы); внедрение модуля машиночитаемых доверенностей (4 кв.), это электронные формы бумажных доверенностей, подписанные квалифицированной электронной подписью. Также в очереди модуль отпусков и аналитический блок для HR-специалистов, который поможет принимать решения относительно того или иного сотрудника на основе данных о нем. 

На текущий момент остается не охваченной такая область как командировки. Запрос на подобное решение исходит, в основном от крупных компаний с разветвленной филиальной сетью. Внедрение модуля для оформления заявок и формирования отчетности по деловым поездкам может выступать в качестве одного из направлений развития продукта и повышения конкурентоспособности. Тем более, что этот функционал уже начинают внедрять другие платформы (например, ELMA 365). 

Редакция «Кофаундера»